Además de la solicitud propiamente, el Reglamento 1875/2006 indica que deben adjuntarse, en forma de anexos, los siguientes documentos:
- Lista de los principales propietarios y accionistas, indicando sus nombres, apellidos y dirección, y su porcentaje de participación. Lista de los miembros del consejo de administración. Debe indicarse si las autoridades aduaneras disponen de antecedentes sobre los propietarios debido a incumplimientos.
- Persona responsable de los asuntos aduaneros en la empresa.
- Descripción de las actividades económicas del solicitante.
- Información detallada sobre la ubicación de las diversas sedes de la empresa del solicitante y de ellas. Especificación de si el solicitante y cada sede participa en la cadena de suministro: en su propio nombre y por su propia cuenta; en su propio nombre y por cuenta de otra persona; no en el nombre y por cuenta de otra persona.
- Información detallada sobre si el solicitante tiene vínculos con las empresas donde se compran o a las que se suministran las mercancías.
- Descripción de las estructura interna de la empresa del solicitante. Se ruega adjuntar, si existe, documentación sobre las funciones y competencias de cada departamento y cargo.
- Número de empleados (total y por secciones)
- Nombres y apellidos de los directivos principales (directores gerentes, jefes de sección, responsables de contabilidad, jefe de la sección de aduanas, etc.). Descripción de los procedimientos seguidos cuando el empleado competente está ausente, provisional o permanentemente.
- Nombre y cargo en la empresa del solicitante con experiencia concreta en aduanas. Evaluación del nivel de conocimiento de estas personas sobre el uso de la informática para la realización de trámites aduaneros y comerciales y para el régimen aduanero pertinente y asuntos comerciales en general.
- Acuerdo o desacuerdo con la publicación de la información contenida en el certificado OEA en la lista de Operadores Económicos Autorizados.
La autoridad aduanera emitirá el Certificado de Operador Económico Autorizado en el plazo de 90 días naturales (300 en las solicitudes presentadas antes del 1 de enero de 2010), que podrán prorrogarse por otros 30 si se considera oportuno.
En caso de denegación de la solicitud, se informará al solicitante de los motivos en que se basa la decisión. La denegación de la solicitud no conducirá a la retirada automática de las autorizaciones existentes expedidas de acuerdo con la normativa aduanera.
No obstante, si el examen de los requisitos necesarios para conceder el certificado OEA puede conducir a la denegación de la solicitud, la autoridad de expedición debe comunicar este hecho al solicitante, antes de la denegación para que éste pueda reaccionar en un plazo de 30 días naturales.
Los motivos para la denegación de la solicitud sin ni siquiera entrar a su examen serán los siguientes:
• Si no reúne los requisitos formales o si no se presenta ante la autoridad aduanera del Estado Miembro competente, determinada como se indica.
• Si el solicitante ha sido condenado por una infracción penal grave relacionada con su actividad económica o está inmerso en un procedimiento concursal en el momento de presentar la solicitud.
• Si el representante legal en asuntos aduaneros (cuando lo haya) ha sido condenado por una infracción penal grave relacionada con un incumplimiento de la normativa aduanera y derivada de su actividad como representante legal.
El solicitante debe acreditar que no se da ninguno de los dos últimos supuestos, adjuntando a su solicitud la documentación necesaria.
Certificado OEA surte efecto el décimo día hábil posterior a su expedición. En un plazo de cinco días hábiles, la autoridad aduanera de expedición informará a las autoridades aduaneras de los demás Estados miembros de que se ha expedido un certificado OEA. Asimismo, en caso de que se deniegue la solicitud, se informará de dicha denegación en el mismo plazo.
El Certificado OEA comenzará a surtir efecto el décimo día hábil siguiente a su fecha de expedición y será reconocido en todos los Estados miembros.
El Certificado OEA no tiene limitado el período de validez. Sin embargo, el Operador Económico Autorizado debe informar a la autoridad aduanera de expedición de cualquier elemento surgido tras la concesión del certificado que pueda influir en su mantenimiento o contenido, como puede ser un cambio en la titularidad de la propiedad, de los accionistas con capacidad de decisión, del representante legal, cambio en las condiciones de acceso de la información, etc.
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