El proceso de planeación, debe llevarse a cabo por las siguientes razones:
• La planeación es trabajo y como tal no es algo que deba iniciarse en forma voluntaria por aquellos que deben determinar la planeación, a pesar de la buena voluntad que puedan ser
• La planeación requiere algún parecido con el método, dentro de toda la organización. Este tipo de ejecución debe de salir de la alta dirección, descendiendo posteriormente hasta el nivel mas bajo
• La planeación esta dirigida hacia la obtención de objetivos y estos deben de ser definidos en la alta dirección
• La planeación es un proceso mediante el cual se investiga hacia donde se dirige la organización, con que recursos, siguiendo que pasos y en cuanto tiempo, este proceso inicia con una pequeña inspección de los hechos presentes, pasados y una estimación del futuro, tomando en cuenta el ámbito interno y externo de la empresa, para que con base en esos datos se conozcan los antecedentes y los diferentes elementos que deberán tomarse en cuenta, antes de fijar los objetivos.
Las fases de la planeación son las siguientes:
• Establecer objetivos. Los objetivos son los fines que la empresa busca alcanzar en forma cuantitativa en un tiempo determinado. Representan no solo el punto final de la planeación sino también el fin que persigue mediante las otras etapas del proceso administrativo.
Los objetivos sirven para el desarrollo de metas y definición de acciones. Antes de concretar objetivos por la empresa en su totalidad, Peter Drucker cita que cada empresa tiene necesidad de precisar objetivos generales, siendo estos la guía para el establecimiento de objetivos gerenciales, por división, departamento, sección y puestos, basándose en los siguientes aspectos: situación de mercados, utilidades, innovación, recursos humanos, recursos físicos y financieros, formando de esta forma una jerarquía o red de objetivos.
La idea es hacer hincapié en que alguna desviación u omisión en cualquiera de estas áreas producirá el fracaso de las empresas, por lo tanto es importante hacer notar que deben existir también objetivos operativos en cada una de las áreas mencionadas
Lineamientos para establecer objetivos
- Asentarlos por escrito
- No confundirlos con las estrategias
- Al establecerlos debemos de recordar las palabras básicas ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Quién?, ¿Cuándo? y ¿Por qué?
- Los objetivos deben ser conocidos y ubicados por todos los integrantes de la empresa
- Los objetivos deben ser estables, para no general conflictos
- Deben ser desafiantes, consistentes, alcanzables, claros, motivantes y por orden de prioridad
Ejemplo de un objetivo
Incrementar la rentabilidad en un 10% con respecto al año anterior, durante el 2005
• Desarrollar premisas. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras que pueden afectar el desarrollo de un plan. Uno de los pasos esenciales y en ciertas ocasiones ignorados es la coordinación y elaboración de premisas, consistentes en el establecimiento de supuestos básicos congruentes para los planes en consideración. Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que se llevaran a cabo los planes. Incluyen supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras conocidas que afectaran la operación de los planes
Es necesario distinguirse entre pronósticos que son premisas de planeación y pronósticos que se traducen en expectativas futuras, generalmente en términos financieros, de planes ya desarrollados. Por ejemplo, un pronóstico para determinar las condiciones económicas, el volumen de ventas o la situación política a futuro aporta premisas para el desarrollo de planes. En cambio, un pronóstico sobre los costos o ganancias de una nueva inversión de capital traduce un programa de planeación en expectativas futuras. En el primer caso, el pronóstico es un prerrequisito de la planeación, en el segundo, un resultado de ésta.
Al mismo tiempo, los planes mismos y los pronósticos sobre sus futuros efectos suelen fungir como premisas para otros planes
• Establecer políticas. Las políticas son planes fijados o guías de acción en áreas limitadas o especializadas. Son principios generales de acción que sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas. Una política es una norma de acción que es adoptada y seguida por un dirigente. Las políticas interpretan las ideas fundamentales de los dirigentes para que sirvan de guía o norma a las acciones quedeben emprenderse para obtener los resultados deseados.
La declaración de políticas es una herramienta importante para coordinar y controlar las actividades de planeación, dado que las políticas fijan los límites en los cuales deben funcionar determinadas acciones o actividades de operación. Por ejemplo una política de compras será “tendremos varias fuentes de suministro de manera que no dependamos totalmente solo de una”.
Las políticas son mas especificas que las metas tanto en perspectiva como en lo que cubren, pero se parecen a las metas en que deben de tener también una tendencia a largo plazo. Dado que las políticas son mas especificas, deben establecerse por escrito. Es importante considerar que al fijar políticas por escrito ofrece ventajas; entre otras y de las más importantes, es la participación de los directivos en su desarrollo, motivándolos a considerar los puntos de interés en forma clara y precisa. Es necesario fijar políticas en los niveles de dirección y llevar a cabo un plan en el que exista una revisión de las mismas con el fin de incorporar los cambios a las nuevas condiciones que puedan presentarse.
En resumen las políticas son planes generales de acción relativamente estables utilizadas para guiar la toma de decisiones administrativa que se requieren para alcanzar los objetivos organizacionales. Son necesarias para dar uniformidad al desempeño y se usan para guiar la Administración y de esta forma alcanzar la meta de las operaciones con eficiencia y eficacia
• Definir programas. Los programas son los planes en los que se calendariza el tiempo requerido para ajustarlos. Programa es establecer una sucesión ordenada de las funciones o actividades que habrán de efectuarse para alcanzar los objetivos, así como calendarizar el tiempo y forma que se necesita que se necesita para realizar cada una de sus partes con efectividad.
En la elaboración de un programa se deben de seguir los pasos que a continuación se mencionan:
- Identificar y determinar las actividades requeridas
- Ordenar cronológicamente la realización de las actividades
- Identificar la secuencia, es decir determinar que actividades deben realizarse antes de otra, cuales se dan simultáneamente y por ultimo, cuales deben efectuarse para su conclusión
- Asignar a cada actividad el tiempo de duración, así como los recursos necesarios
Lineamientos para elaborar un programa
- Deben participar en su formulación, tanto el personal responsable del programa, como los que intervienen en la ejecución
- La determinación de los recursos y el periodo para realizarlo según las posibilidades de la empresa
- La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, deben comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en el mismo
- Debe ser fiable
- Evitar que los programas se contrapongan entre sí
- Deben establecerse por escrito, graficarse, ser precisos y de fácil compresión
- El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, así mismo debe considerar las consecuencias que operan en el futuro
El programa utiliza como base “las graficas de Gantt” (en honor al autor que las desarrollo Henry Lawrence Gantt), en este esquema se describen las actividades y se calendarizan los tiempos para realizarlas como pueden ser por ejemplo mensuales, quincenales, semanarias, por días u horas. Otras técnicas utilizadas es el método de ruta crítica. Los programas deben de incluir gripos de metas, objetivos, políticas y procedimiento.
fuente http://conaleptlahuac230.eninfinitum.mx/c7fd9d553a/activos/10580/UNIDAD%20II%20PRO%20ADM.pdf
