Control en administración

El control administrativo evalúa el rendimiento durante el proceso.

Así como la dirección, el control administrativo es una función del proceso administrativo que consiste en la evaluación del rendimiento, o sea, en el cotejo de los resultados obtenidos durante el proceso y las expectativas que de ello se tenían. Esto implica la medición (y el diseño o la selección de estrategias de medición) de las variables, el levantamiento de información pertinente, la investigación interna y externa, entre otras metodologías similares.

Fuente: https://concepto.de/direccion-administrativa/#ixzz6YzEd9YVQ 

Importancia de la dirección administrativa

La dirección es vital para el correcto funcionamiento administrativo. Ella se ocupa de ejecutar los lineamientos proyectados en fases previas (planeación y organización) para obtener de la estructura organizacional el mejor desempeño posible.

Una buena dirección es clave no sólo en la previsión y anticipación empresarial, sino en la motivación del capital humano, a través de una comunicación eficiente, de una conducción sensata y de un espíritu alejado de la tiranía y otros defectos humanos.

Una buena conducción administrativa, de hecho, comprende el proceso administrativo como un todo organizado y jerarquizado, y está capacitada para llevar a cabo los cambios oportunos que lo hagan perdurar o que lo aproximen al cumplimiento de sus objetivos concretos. Cualquier proceso administrativo sin dirección es propenso al desorden y a la desintegración

Fuente: https://concepto.de/direccion-administrativa/#ixzz6YzEARGS4

Principios de la dirección administrativa

 El ejercicio de la dirección se sostiene en base a una serie de principios fundamentales, que son:

Coordinación de intereses. Dado que una organización implica un conjunto organizado de seres humanos trabajando en torno a un objetivo común, la dirección debe hacer que el foco se mantenga en este último, haciendo converger los objetivos individuales o sectoriales en un macroproyecto común.

Impersonalidad del mando. Las organizaciones tienen estructuras y jerarquías que no deben depender de quién las ejerce, sino que deben ser impersonales, objetivas, es decir, no dependen de simpatías y consideraciones, sino de la lógica interna de la organización.

Supervisión directa e indirecta. La dirección puede ser ejercida, al mismo tiempo, en comunicación estrecha con los subordinados, o sea, brindándoles las directrices y la información que requieren para estar motivados y productivos; y en comunicación jerárquica, a través de una estructura jerárquica o burocrática que permita el uso eficiente de la información y la toma oportuna de decisiones, sin que absolutamente todo deba llegar hasta la gerencia para aprobarse.

Aprovechamiento y resolución de los conflictos. La dirección de toda organización enfrentará situaciones conflictivas a las que debe poder dar solución o, mejor aún, que deberá reconvertir en situaciones ventajosas o provechosas, a través de una gestión del cambio y de la variabilidad, en lugar de un apego excesivo a la norma.

Fuente: https://concepto.de/direccion-administrativa/#ixzz6Y45AWPVI

Tipos de dirección administrativa

 Existen diversas formas, tipos o estilos de dirección administrativa, los cuales tienen que ver directamente con el tipo de liderazgo ejercido, y que deben ser considerados orientaciones, más que categorías definidas y concretas. Hablamos de:

Dirección autocrática. Aquella en que la autoridad impone sus normas, criterios y decisiones sin consultar en absoluto a sus subordinados, por lo que suele generar ambientes de trabajo tensos y dictatoriales, en los que la disciplina y la inseguridad pueden ir de la mano.

Dirección paternalista. Se trata de una flexibilización de la dirección autocrática, en la que los cargos jerárquicos se involucran en la labor de sus subordinados e incluso en sus vidas personales, pero siempre desde una posición de poder y de autoridad, como si fueran una suerte de tutor. Suele aplicarse para organizaciones con personal muy joven o en formación.

Dirección Laissez-faire (“dejar hacer”). Un modelo de dirección que interviene muy poco en el desempeño de sus subordinados, permitiéndoles un altísimo grado de autonomía y decisión, lo cual puede hacer de ellos empleados con alta iniciativa, o puede conducir al desconcierto y al desorden.

Dirección democrática. Se inspira en los principios de la igualdad de oportunidades y de la consulta masiva para tomar decisiones, sin sacrificar por ello la estructura jerárquica de la organización. Suele ser la que mejores resultados arroja en una organización diversa o amplia.

Fuente: https://concepto.de/direccion-administrativa/#ixzz6Y3zj7yga

Etapas de la dirección administrativa

A grandes rasgos, podemos esquematizar las etapas de la dirección administrativa en:

• Toma de decisiones. Ante algún tipo de imprevisto, situación retadora o evaluación de la organización, se impone la necesidad de una toma eficiente de decisiones, lo cual pasa a su vez por determinadas etapas:
  • Definir el problema. Es decir, comprender la situación, los retos surgidos y/o los objetivos que se persiguen y que nos brindarán la orientación inicial respecto a cómo abordar el problema.
  • Evaluar las alternativas. Todo problema puede abordarse desde distintos puntos de vista y puede resolverse o enfrentarse de modos distintos, más agresivos, más pacientes, más sagaces, etc. Antes de decidirse por alguno se deben revisar todas las opciones.
  • Tomar una decisión. Finalmente deberemos decantarnos por alguna opción y aplicarla de manera específica, teniendo en cuenta un panorama de consecuencias posible y algún tipo de previsiones anticipadas.
• Integración. Esta etapa implica la disposición de los elementos y recursos necesarios para ejecutar la decisión previamente tomada, a través también de diversas estrategias, como son:
  • Reclutamiento. Agrandamiento o reemplazo del capital humano con el personal necesario para llevar a cabo las labores que acarrea la decisión.
  • Capacitación. Brindar al personal ya existente las herramientas teóricas, conceptuales o prácticas para poder llevar a cabo las labores que acarrea la decisión.
  • Renovación. Adquisición de nuevos materiales, nuevos equipos, nuevas herramientas, etc., para poder llevar a cabo la decisión.
• Motivación. El espíritu empresarial y la moral de equipo son también fundamentales para conseguir los objetivos y materializar el plan decidido, así que la dirección deberá llevar a cabo una revisión de las dinámicas motivacionales de la organización y emplear nuevas, reforzar las existentes o eliminar las contraproducentes.
• Comunicación. Muy emparentada con la motivación, la comunicación tanto a lo interno como a lo externo debe ir siempre en concordancia con las decisiones iniciales que se tomaron, de modo que cada segmento de la organización tenga claro lo que se espera de ella y que cada cliente sepa qué cambios esperar de la organización.
• Liderazgo y supervisión. No sólo se debe tomar decisiones y velar por que se implementen correctamente, sino que se debe mantener abierto un canal de retroalimentación y control que permita percibir la eficacia de los cambios introducidos, que identifique complicaciones, que perciba amenazas y oportunidades derivadas del cambio, en fin, que suministre a la dirección la información necesaria para poder volver a tomar decisiones y mantener así el circuito andando.

Fuente: https://concepto.de/direccion-administrativa/#ixzz6XbqUPelO 

¿Qué es la dirección administrativa?

En administración de empresas, se conoce como dirección (o directamente como dirección administrativa), a una de las etapas más importantes del proceso administrativo, en la que se aplica el conocimiento adquirido para llevar a cabo una toma de decisiones pertinentes. Dicho en términos más simples, la dirección administrativa equivale al capitaneo de un barco.

La dirección administrativa es una labor complicada y de alta responsabilidad, que generalmente llevan a cabo gerentes y otras figuras de liderazgo y autoridad dentro de las organizaciones, y que tiene como objetivo garantizar que los objetivos trazados de antemano se cumplan, lo cual significa lidiar con imprevistos, corregir sobre la marcha el funcionamiento de la organización y a menudo tomar decisiones estratégicas.

Por esta razón, la dirección está muy emparentada con el control y la retroalimentación dentro del proceso administrativo: únicamente manejando la información necesaria y surgida de la evaluación del funcionamiento de una organización, se podrán tomar decisiones informadas y sensatas que tengan una mayor probabilidad de éxito. Es por eso que la conducción empresarial no es demasiado distinta de la conducción política de una nación, aunque ambas cosas manejen elementos muy diferentes y tengan principios distintos.

Fuente: https://concepto.de/direccion-administrativa/#ixzz6XbpgBnqL 

Organigramas o gráficas de organización

 Hay diversos criterios para determinar el nombre con que se designan las graficas en las que se representan la estructura de una empresa. Algunos nombres que reciben son carta de organización, diagrama de organización, cartograma, ortograma y organigrama.

Los autores estadounidenses por lo general los designan con el nombre de cartas de organización. Para efectos de este libro utilizaremos el nombre de organigrama.

Concepto

Organigrama es la grafica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales funciones que se desarrollan.

Los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos muestran:

• La división de funciones

• Los niveles jerárquicos

• Las líneas de autoridad y responsabilidad

• Los canales formales de la comunicación

• La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento 

• Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.-

• Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma

Ventajas

La aplicación de los organigramas ofrecen varias ventajas precisas, entre las que sobresalen las

siguientes:

• Muestra quien depende de quien

• Indica algunas de las peculiaridades relevantes de la estructura de una empresa, es decir sus puntos débiles y fuertes

• Obliga a sus autores a aclarar sus ideas

• Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de información al publico acerca de las relaciones de trabajo de la empresa

• Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo de la empresa

• Se utiliza como guía para planear una expansión de la empresa

• Es útil a toda clase de empresa, ya sea microempresa, pequeña, mediana y grandes, así mismo como su giro correspondiente

• Es base para que los ejecutivos conozcan la organización de su empresa

Desventajas

• No muestra mas que las relaciones formales

• Imponen una rigidez innecesaria

• Son estáticas, mientras que las organizaciones que representan están cambiando siempre y por esta razón pueden volverse obsoletas a corto plazo

• Indica que relaciones se supone que existen, en algunos casos no coinciden con las reales

• No muestra la legión de organización informal

Contenido

Los organigramas deben de incluir los siguientes datos:

• Titulo de descripción condensada de las actividades, que incluye el nombre de la empresa y la actividad a que se dedica

• Nombre del ejecutivo que formulo el organigrama

• Fecha de formulación

• Aprobación que debe de ser la alta dirección de la empresa

• Leyenda, es decir la explicación de líneas y símbolos especiales

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Organización por comités

La organización por comités consiste en asignar los diversos asuntos de la Administración a un cuerpo de personas que se reúne y se responsabilizan para discutir y tomar decisiones en común sobre problemas que se les encomiende.

Los comités se clasifican en:

• Directivo. Representa a los accionistas de una empresa, su trabajo es deliberar y resolver los asuntos que surgen en la organización

• Ejecutivo. Lo nombra el comité directivo, para que dirija los acuerdos que ellos tomen de la organización

• De vigilancia. Lo representa personal de confianza cuya función es inspeccionar las labores de los empleados de la empresa

• Consultivo. Esta compuesto por especialistas, que emiten dictamines sobre problemas que les son consultados.

Ventajas

• Las decisiones son mas objetivas, dado que representan el conjunto de varios criterios

• Se comparte la responsabilidad entre los que integran el comité

• Facilita que las ideas se fundamenten pero que a la vez se critiquen

• Se aprovechan totalmente los conocimientos especializados

Desventajas

• En algunas ocasiones las decisiones son lentas, dado que las reuniones para deliberar son tardías

• Cuando se constituye un comité, es complicado disolverlo

• En ciertas ocasiones, los ejecutivos se desligan de su responsabilidad y utilizan el comité para que se hagan responsables de sus propias actuaciones 

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Organización staff

Este tipo de organización surge por necesidad de las grandes empresas y del desarrollo de la tecnología, dando origen al requerimiento de ayuda en el manejo de detalles y contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a las funciones de línea.

Esta organización no cuenta con autoridad de línea o poder para toma de decisiones.

Este tipo de organización se representa en la estructura con línea punteada.

Ventajas

• Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección

• Hace realidad el principio de responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff

Desventajas

• Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusión alarmante en toda la estructura

• Pueden darse conflictos con los departamentos de la organización lineal

• Puede no ser eficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por escasez de un respaldo inteligente en la aplicación de sus instrucciones.

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Organización Lineo – funcional

La combinación de los dos tipos de organización estudiados anteriormente, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas relacionadas a cada una, de esto resulta la organización lineo – funcional, conservando:

• De la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un solo jefe para cada función en especial (cadena de mando)

• De la funcional, la especialización de cada actividad en una función

Este tipo de organización es la más aplicada en la actualidad, por tener las mejores ventajas

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Organización funcional o de Taylor

Frederick Taylor, observo que la organización lineal no propiciaba la especialización; por tal motivo propuso que el trabajo del supervisor se dividiera en 8 especialistas, uno por cada actividad principal, y que estos ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la totalidad del personal que desarrollaba su trabajo relacionado con su función.

La organización funcional trata en como dividir el trabajo y tomar en cuenta la especialización de manera que cada persona, desde el gerente hasta el obrero ejecuten el menor número posible de funciones.

Ventajas

• Mayor especialización

• El trabajo manual se separa del trabajo intelectual

• Se obtiene la mas alta eficiencia de cada persona

• La división del trabajo es planeada y no incidental

• Disminuye la presión sobre un solo jefe por el numero de especialistas con que cuenta la empresa

Desventajas

• La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre los jefes

• Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las ordenes

• Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos

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Los sistemas de organización

Lineal o militar

La organización lineal o militar se entiende por que la actividad de toma de decisiones se concentra en una sola persona, esta toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad total del mando. La autoridad superior asigna y distribuye el trabajo a los colaboradores para que lo ejecuten siguiendo estrictamente las instrucciones dadas.

Ventajas

• Es claro y sencillo

• Útil en pequeñas empresas

• No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad

• Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas

• La disciplina es fácil de mantener

Desventajas

• Se carece de la especialización

• No hay flexibilidad para futuras expansiones

• Es muy difícil capacitar a un jefe para supervisar a todos los aspectos que debe coordinar

• Se propicia la arbitrariedad del jefe, por que absorbe toda la responsabilidad y autoridad 

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Organización informal

La organización informal puede definir como redes de alianzas o esferas de influencia, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el organigrama formal.

En todas las empresas, las organizaciones informales definen sus propias reglas y tradiciones, que nunca se definen por escrito pero que se cumplen habitualmente.

Este tipo de organización cuenta con sus objetivos, que pueden estar en contra de los objetivos de la empresa, o bien estar de acuerdo con ellos. La organización informal es lo que resulta de las relaciones individuales y colectivas de los individuos ante la organización formal.

En la organización informal existen influencias por medio de presiones informales. Es frecuente que una organización esta integrada por pequeños grupos o camarillas, formadas por amistad, proximidad, tipo de trabajo, similitud de objetivos, otras. Estas estructuras individuales suelen no coincidir con los grupos que se han establecido de manera formal.

La organización informal se puede observar en cinco niveles diferentes:

1. La organización informal total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre si

2. La organización informal, constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún asunto particular de la política de la empresa (personal eventual)

3. Grupos informales creados en la similitud de labores y que tienen una relación generalmente intima, por ejemplo las camarillas o palomillas

4. Grupos pequeños de 3 y 4 personas relacionados íntimamente, y miembros a su vez palomillas o camarillas

5. individuos aislados que es muy raro, participen en actividades sociales

La organización informal cuando se integra con fines positivos viene a favorecer enormemente al buen desarrollo de la organización formal, caso contrario perjudica a la misma.

Analizando la definición de tipología de las organizaciones, debemos de entender que es tipología. Según la real academia “tipo quiere decir ejemplar, modelo, símbolo que significa un caso figurado; y logos estudio o tratado; en otras palabras, tipología se refiere al estudio de los modelos a través de los cuales puede desarrollarse un sistema de organización. Por lo anterior tipología de las organizaciones es el medio por el cual se puede definir la estructura mas correcta para el logro de los objetivos o metas de cualquier empresa.

Organización formal

Una definición de lo que es organización formal se ubica en textos de Administración, pero para este libro enunciaremos algunas de ellas

• Henry Fayol dice: organizar una empresa es proveerla de todo lo que es útil para su funcionamiento: materias, herramientas, capital y personal. (pueden hacerse en este conjunto 2 grandes divisiones, el organismo material y el organismo social)

• Money y Riley dicen que: organización, es el sentido formal, significa orden, y corolario, un procedimiento ordenado y organizado

• H. Koontz y C. O’ Donnell afirman al respecto: la organización se considera aquí como un establecimiento de relaciones de autoridad con medidas encaminadas a lograr una coordinación estructural, tanto vertical como horizontal, entre los cargos a quienes se han asignado tareas especializadas para la consecución de los objetivos de la empresa. Así pues, consiste en las relaciones estructurales por medio de las cuales la empresa llega a obtener la cohesión y el armazón en el que se coordina el esfuerzo individual

En la organización formal generalmente se presenta en cartas de organización u organigramas, que son formas objetivas por medio de las cuales se presenta la estructura autorizada de la empresa, también existen en esta organización los “manuales de organización”, que definen por escrito la organización de la empresa para asegurarse que las responsabilidades de todos son comprendidas por los interesados

Tipos, etapas o procesos de la organización

 La organización trae como resultado una estructura formal que debe de considerarse como marco que integra todas las funciones de acuerdo con el modelo elegido por los dirigentes el cual sugiere orden, arreglo lógico y relación armónica. Los lineamientos generales de la organización en una empresa los sugiere esa estructura, la cual ubica el marco dentro del cual las personas pueden trabajar motivadas y en forma efectiva

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Principios de la organización

Los principios de la organización a observar y cumplir son:

• Especialización. Dividir y asignar el trabajo de acuerdo a la actitud de cada persona es decir tomando como base su perfil

• Unidad de mando. Para cada función, actividad o trabajo habrá un solo jefe a quien a quien se deberá de reportar los resultados

• Jerarquía. Es importante definir el nivel jerárquico de autoridad para que de ahí se desprendan las ordenes necesarias para lograr los planes, de esta forma la autoridad y la responsabilidad deben de seguir una línea clara desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel operativo

• Del objetivo. Todas las funciones y actividades de la organización deben relacionarse sinergicamente con los objetivos y propósitos del grupo social

• Paridad de autoridad y responsabilidad. A toda autoridad le corresponde una responsabilidad para que se cumpla la misma. No es correcto hacer responsable a las personas por determinada función si no se la confía la autoridad necesaria para llevarlo a cabo

• Difusión. Este principio nos dice que se debe publicar, en forma escrita las obligaciones de cada puesto para que se cubra la responsabilidad y autoridad

• Amplitud o tramo de control. El tramo de control funcionara correctamente cuando además de integral el recurso humano a la empresa debe de adiestrarlo, capacitarlo o actualizarlo según sea el caso, realizando esto se tendrá la certeza de que los colaboradores cumplirán en forma correcta su responsabilidad

• De la coordinación. La coordinación de las partes de una organización debe estar equilibrada en su departamentalización para que las funciones de la empresa se realicen en forma armónica y con una sincronización de sus recursos para cumplir con los objetivos

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