¿Cómo funciona la negociación internacional?

La estrategia más inteligente en la guerra es aquélla que le permite lograr sus objetivos sin tener que luchar."

Sun Tzu creía que ganar una batalla luchando realmente no es lo más deseable. Evitar una Guerra y lograr lo que uno necesita es claramente mejor que una batalla. En una estrategia exitosa lo óptimo es conseguir que el enemigo se rinda e incorporar las fuerzas enemigas a las que uno posee.

Para lograr nuestros objetivos en una situación de conflicto, uno tiene que comunicarse con la contraparte. La comunicación puede tomar formas diferentes; puede involucrar decepción, demostración de fuerza, involucrar a otras personas o involucrar negociaciones con el oponente. La meta de tales negociaciones es presentar al oponente alternativas que son inferiores a la rendición del oponente y los términos que aceptaría.

Según a Fisher y Ury (1991), uno debe negociar si la negociación promete el logro de un resultado que, entre todos los puntos considerados, se encuentre un interés mejor que el BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement - Mejor Alternativa de un Acuerdo Negociado). En muchos casos, la guerra es un movimiento dentro de una negociación. La violencia está destinada a cambiar el BATNA del otro lado, o su percepción de él. Entonces, para que ellos estén dispuestos a llegar a un acuerdo, debe haber términos de paz. Por consiguiente, a menos que uno tenga un BATNA mejor, uno siempre debe usar la negociación para resolver conflictos.

Por encima de todo, la negociación es un juego en el que las reglas sólo están escritas parcialmente.

"No es un juego de competición, pero sí un juego de simulación. Se conoce una parte de la realidad, pero no toda. Las normas están por definir y las relaciones entre los participantes se van estableciendo a medida que avanza el mismo".

¿Cómo se van definiendo estas reglas no escritas? En primer lugar, durante el proceso de planificación, cuando identifiquemos nuestras auténticas necesidades y objetivos. Asimismo, planificar nuestros movimientos nos ayudará a descubrir el juego de la otra parte, o al menos a prepararnos para cualquier jugada imprevista.

Hay dos formas de entrar en este juego de simulaciones:

• La toma de posiciones: al iniciarse una negociación es muy frecuente que cada uno tome una posición de partida y después vaya cediendo terreno poco a poco. Esta toma de posiciones es el clásico tira y afloja de un regateo. Pero ¿qué sucede si ninguna de las dos partes cede terreno? Lógicamente la cuerda se rompe. "Cuando la negociación se centra en posiciones, se pueden generar diferencias insalvables que sólo conducen a la ruptura de las relaciones". Por ejemplo, "si el director de marketing de una compañía propone un plan y no obtiene la aprobación, la negociación por posiciones significa que se aprueba el plan o no se aprueba. Esta forma de negociar casi siempre obliga a una de las partes a ceder ante la otra".
• El análisis de las necesidades: frente a la toma de posiciones, los expertos proponen otra forma de afrontar un conflicto: el análisis de las necesidades de cada parte. Si en lugar de centrar el juego en las propuestas de cada uno, se indaga en los porqué de esas demandas, es más fácil encontrar salidas al conflicto. "Si pido un vaso de agua a alguien que no puede ofrecerme agua, es más que posible que no consiga saciar mi sed. Ahora bien, si en lugar de basar el juego en esta demanda planteo al otro mi necesidad de saciar la sed, quizás pueda ofrecerme otra bebida que me satisfaga".

En el proceso de negociación se procura encontrar términos mutuamente aceptables. En caso de no llegar a un acuerdo, se puede terminar en buenas relaciones, a pesar de no concretar la operación.

Algunos de los factores que se deben de tomar en cuenta en la negociación son:

• Actitud: de beneficio mutuo y de permanencia del negocio a largo plazo.
• Buena preparación: representa el 70% o más de las probabilidades de éxito en la negociación.
• Soporte de la negociación: en negocios de compraventa internacional, la preparación se traduce en tener bien definida la estrategia comercial de exportación, ya que en términos prácticos es lo que se negocia. El orden en el que se negocia es importante.

Uno de los temas más delicados en la negociación es la política de precios, por lo cual el comprador puede preguntarle al proveedor: "¿cómo vas a apoyar la promoción?", "dame otro descuento o producto" o "hazme una bonificación", etc. Una vez negociada la promoción: "¿qué tipo de servicio me ofreces?", "¿qué capacitación les darás a mis vendedores?", "¿qué garantía me ofreces?", etc. Por último, el comprador podría solicitar pequeñas adecuaciones al producto o a su embalaje. Es muy común que los compradores soliciten el precio de los productos como un primer elemento a conocer, a fin de saber si vale la pena iniciar una negociación más formal o no.

Otros factores que se pueden negociar son:

• Precios de lista vigentes.
• Términos de créditos.
• Garantías por escrito.
• Atención postventa.
• Certificados de calidad, en caso de que se requieran.
• Nombre de marca.
• Publicidad (tipo de apoyos publicitarios).
• Descuentos, especificando si es por volumen o pronto pago.
• Canales de distribución.
• Envase y embalaje.
• Devoluciones, en qué casos aplicarían.
• Cobertura (nacional y/o internacional).
• Características y adecuaciones de los productos actuales.
• Presentaciones del producto.
• Promoción de ventas.
• Márgenes de intermediación.
• Tipo de transportes.
• Refacciones originales o sustitutas (hechizas).
• Inventarios.
• Plazos de pagos (30, 60 ó 90 días).
• Capacitación a vendedores (cada vez que se requiera: cambio de personal o introducción de nuevos productos).

Las habilidades que debe dominar un negociador internacional son:

• Excelencia en comunicación: son personas que pasan el 80% del tiempo de negociación escuchando al otro y siempre responden a una petición a la gallega, es decir, con una pregunta. De esta forma obtienen la información necesaria de la otra parte sin apenas desvelar nada sobre sí mismos y sin comprometerse hasta el final.
• Flexibilidad de planteamientos: el diálogo es la base de cualquier negociación. "Diálogo estratégico, pero diálogo. Quien adopta posturas extremas no sabe negociar". "El Buen negociador es quien sabe ponerse en el lugar del otro sin confundirse con él".
• Autocontrol: "no es fácil trasladar la reflexión a la conducta. A menudo, vemos cómo negociadores experimentados, que saben que deben escuchar, mostrarse flexibles y buscar acuerdos ventajosos, se convierten inconscientemente en argumentadores sordos.
• Buenos estrategas: por último, ven la negociación como un proceso que hay que preparar y conocen bien sus pasos, sus trucos y sus estrategias. "Ante un negociador difícil, hay que aprender a hacer una lectura estratégica, ver la forma en la que puedes relacionarte con el otro para que baje sus defensas".

Hay tres características comunes para cualquier negociación:

• Preparación: este tal vez es el paso más importante. Sin embargo, regularmente las personas participan en la negociación con poca o ninguna preparación. Ellos pueden saber qué desean conseguir, pero no tienen conocimiento sobre las concesiones que pueden realizar o que puede querer la otra parte. Típicamente estas personas no obtienen lo que ellos deseaban en la negociación. La preparación implica:
• Introspección: decida qué puntos de la negociación son importantes para usted; cuánto está dispuesto a dar como concesión si usted está presionado, cuál es el costo esperado (no necesariamente monetario) de la negociación.
• Extrospección: ponerse en el punto de vista de su contraparte para deducir qué puntos son importantes para ellos; cómo pueden ellos proceder con sus ofertas y cuáles son sus opciones si las negociaciones se rompen. Los antecedentes culturales de su contraparte tienen un fuerte efecto en la forma en que ellos negocian. Por ejemplo, un ingeniero que nace y crece en Rajasthan, India, tendrá una manera diferente de negociar que un granjero de Ontario, Canadá.
• Considere sus alternativas: el otro lado raramente está de acuerdo con la primera opción que usted pone en la mesa de negociaciones, por ello usted debe tener un completo conjunto de alternativas que puede plantear. También es importante estar preparado para explicar su posición de una forma que sea comprensible y convincente para su contraparte. Estar preparado puede ayudar no solamente a conseguir un mejor compromiso, sino que también transmite a su oponente el mensaje de que lo trata seriamente, un sentimiento que generalmente es recíproco.
• Conducción de la negociación: este es el intercambio de ofertas y contraofertas posiblemente con argumentos. Este paso puede tener lugar formalmente en una mesa de negociaciones e informalmente tomando una taza de café, en una conversación por teléfono, o por mensajes de correo electrónico. Durante este proceso usted puede verificar sus suposiciones acerca de sus oponentes, sus necesidades y metas. Este paso termina cuando ambas partes alcanzan un compromiso satisfactorio. Algunas personas deciden de antemano el método de cómo conducir las negociaciones. Esto es lo que se denominaría el protocolo de la negociación (por ejemplo, una parte presenta una oferta, ambas partes presentan ofertas simultáneamente, solamente un término es discutido cada vez, etc.). La elección del protocolo puede llegar a ser una negociación en sí. La clave es que el protocolo sea aceptable para ambas partes, y que ninguna se ponga en desventaja.
• Implementación: durante el paso de implementación ambas partes deben mantener las promesas que hicieron para alcanzar un compromiso. Sin embargo, los negociadores pueden caer en cuenta de que ambas partes pueden ganar conjuntamente y hacer mejoras si ellos cooperan totalmente sinceros. Algunas veces se presenta un cuarto paso.
• Renegociación: ambas partes intercambian nuevas ofertas hasta que ellos alcancen un mejor compromiso. En realidad, en algunas culturas (Por ejemplo la japonesa), alcanzar un compromiso no es tan importante como desarrollar una larga relación. Como una consecuencia, ellos (los negociadores japoneses) esperan revisar frecuentemente el compromiso, el cual es no es tan común en países occidentales donde es más importante alcanzar y respetar un acuerdo formal.

Los principales errores que dificultan el éxito en una negociación son:

• Dejar demasiado margen a la improvisación: la preparación y disposición de información completa es básica para todo negociado. Los resultados de las investigaciones demuestran que se preparan muy poco las negociaciones en una amplia mayoría de casos.
• Objetivos poco claros: muchos negociadores tienen una falta de conocimiento de sus propias posibilidades y limitaciones y también de la otra parte. Así, expresiones como "obtendremos el máximo posible", "no queremos perder mucho", "vamos a conseguir lo que podamos", etc. son habituales y demuestran que no se han definido los objetivos de la negociación y, por ello, se está en un evidente riesgo de fracaso.
• Superficialidad de la información: es vital disponer de una información lo más completa posible sobre la situación en la que se encuentran las dos partes antes de negociar.
• Desconocimiento de la otra parte: esta información se produce por falta de información sobre la personalidad, intereses, motivaciones, necesidades, etc. de la persona o personas negociadoras, así como también el conocimiento de la dinámica y fenómenos grupales que se producen entre los que integran el grupo, cuando se negocia con varias personas de la otra parte.
• Ceder la iniciativa a la otra parte: este error es una consecuencia de los dos anteriores. Se trata de dejarse llevar por la otra parte o, principalmente, dejarse sorprender. Estos son aspectos que el negociador debe evitar como sea.
• Dejarse llevar por las emociones: este error se desprende de la implicación emocional de la persona durante el proceso de negociación. Es uno de los aspectos que mayoritariamente se interponen en el éxito final y aunque no es el más frecuente, es el que conduce a los más grandes fracasos.

Enlaces

http://www.plancameral.org/web/portal-internacional/preguntas-comercio-exterior/-/preguntas-comercio-exterior/1030cb13-a1bf-450f-965e-6a09b75e10fa