Las más de las veces, las empresas subestiman los problemas potenciales relativos a aspectos del acuerdo que convendría renegociar.
Cuando surgen escollos, es natural que las partes se reúnan para superarlos. En la práctica, es sorprendente que la parte que ha causado el problema sea, por lo general, reacia a aceptar cambios o revisiones del acuerdo. A menudo, quienes están a cargo de su ejecución no plantean estas cuestiones, pues temen ser rechazados.
Cuando reina un espíritu de cooperación, una de las partes puede considerar inadecuado pedir a la otra condiciones especiales, lo que podría interpretarse como una forma de «rentabilizar» las buenas relaciones. El temor a recibir una respuesta negativa puede llevar a perder oportunidades para mejorar las relaciones de negocios y cumplir las cláusulas aceptadas.
A veces, el temor a provocar situaciones embarazosas es tal que los negociadores prefieren hacer notar las necesidades de revisión enviando «señales indirectas», como una interrupción brusca de la comunicación, respuestas vagas o la interrupción del contacto con la otra parte.
Tan pronto como una parte note un problema -por ejemplo, calidad mediocre o incapacidad para cumplir las fechas de entrega-, debería tomar la iniciativa y contactar a la otra. Es mucho más fácil emprender actividades de rectificación desde un comienzo, tan pronto se haya detectado el problema y propuesto soluciones. A veces, la falta de experiencia internacional o la escasez de información sobre el rigor de las condiciones de mercado pueden explicar que los proveedores no conozcan en detalle los requisitos para producir mercancía de máxima calidad.
Un contrato se renegocia se renegocia durante la vigencia del acuerdo correspondiente o una vez caducado éste.
- Arreglos durante el período de vigencia: las renegociaciones más corrientes tienen lugar durante la vigencia del contrato y obedecen al incumplimiento de obligaciones por una de las partes. En tales casos, se tratará de negociar una liberación de tales obligaciones. También ocurre que una de las partes quiera retirarse del acuerdo por incapacidad para su cumplimiento. Este tipo de renegociación es frecuente entre las pyme que comienzan a operar en el mercado internacional. Su capacidad limitada para producir artículos según normas de calidad muy exigentes, en grandes volúmenes y según plazos muy estrictos, les llevan a renegociar los contratos o a solicitar su anulación. Las negociaciones durante la vigencia del contrato se facilitan si se ha previsto una cláusula al respecto. Cuando se acepta desde el comienzo la eventualidad de renegociar determinadas disposiciones contractuales por motivos imprevistos, se evitan tensiones y malentendidos.
- Revisiones programadas: otra oportunidad para renegociar son las fechas o períodos de revisión de los acuerdos, que las partes fijan de antemano para, por ejemplo, examinar periódicamente la aplicación de un contrato de larga duración. En estos encuentros también se deberían identificar los problemas que pudieran derivarse de la evolución del mercado.
- Renegociación después del vencimiento: también se puede renegociar después del vencimiento del acuerdo. En algunos casos, las partes deciden postergar la reapertura de negociaciones, tal vez para tomar en consideración los cambios de las estrategias comerciales o para indicar que no están convencidas del interés de mantener la relación comercial.
En todo caso, será capital mantener abiertas las vías de comunicación y ejercer un control continuo de la aplicación del acuerdo. La flexibilidad, el compromiso y la aceptación de la necesidad eventual de renegociar deberían figurar en toda estrategia de negociación.
En un entorno mundial en constante transformación, es ilusorio pretender que los contratos son inmutables. Los empresarios que negocian contratos internacionales comprenden que las conversaciones y consultas periódicas son imprescindibles para conseguir resultados satisfactorios.
Habida cuenta del dinamismo del mercado mundial, es difícil evitar la renegociación de algunos acuerdos comerciales, pero es posible reducir su frecuencia e importancia. Con tal fin, al negociar un acuerdo hay que aclarar todos sus aspectos importantes, prever sanciones por incumplimiento, insistir en la celebración de reuniones periódicas para verificar su aplicación y explicar las repercusiones negativas que los problemas pueden tener para las transacciones futuras. Así, las partes toman conciencia de sus responsabilidades y riesgos.
Para operar en distintas partes del mundo hay que disponer de métodos de negociación alternativos. En algunas culturas, la negociación no termina con la firma del acuerdo, sino que continúa a lo largo de la relación comercial. En tales ámbitos, el contrato debería comprender «indicadores» de problemas eventuales. En vez de insistir en un contenido detallado y extenso, que no deja nada al azar, quizás convenga adoptar textos más simples que admitan la posibilidad de introducir modificaciones. No obstante, hay que incluir sanciones u otras disposiciones disuasivas, a fin de evitar los abusos potenciales con respecto a algunos aspectos esenciales del acuerdo.
Por ejemplo, cuando un fabricante cursa un pedido de piezas de recambio para su equipo en cantidades superiores a las previsiones del proveedor, éste debe preocuparse por saber si tal pedido no obedece a algún problema del equipo suministrado. En este caso, el proveedor podría revisar las cláusulas de garantía, responsabilidad de las reparaciones, suministro de piezas de recambio y otras cuestiones relativas a las fallas del equipo. Por su parte, el fabricante podría ofrecer cursos de formación al personal encargado de manejar el equipo en cuestión, adaptar el manual de funcionamiento a las condiciones locales, traducirlo al idioma de los usuarios y aceptar una participación en el mantenimiento del equipo durante la instalación. Estas precauciones adicionales deberían permitir el cumplimiento del contrato con un mínimo de dificultades.
En un contexto de fuerte competencia, mayor práctica de la externalización y expansión del comercio electrónico, la renegociación de contratos se convertirá probablemente en la norma, más que la excepción. En vez de considerar la aplicación como una etapa separada, los directivos de empresa más exitosos consideran que el seguimiento forma parte íntegra de las estrategias de negociación.
La renegociación de acuerdos comerciales puede ser necesaria e incluso más rentable a largo plazo, a pesar de algunos de los inconvenientes temporales que conlleva. Los empresarios saben que para resolver problemas pendientes no pueden basarse únicamente en las disposiciones contractuales. Las relaciones personales y la confianza mutua son esenciales si se quiere construir una base sólida para realizar repetidas transacciones comerciales en un entorno mundial de gran competitividad. Al renegociar los acuerdos existentes, las partes deberían tener presentes los beneficios a largo plazo que se derivan de una relación comercial.
Los negociadores experimentados nunca dejan de negociar. En definitiva, dar satisfacción a los clientes y conquistar su fidelidad -resolviendo en conjunto los problemas mediante la renegociación- requiere menos dinero y tiempo que la búsqueda de nuevos interlocutores o el recurso a costosos litigios judiciales. Los acuerdos no son el único motor de los negocios, pues también cuenta la solidez de la relación comercial.
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