La carta de reserva se ha de efectuar en el momento de la recepción de la mercancía en destino (ante daños aparentes) o en un plazo máximo de tres días desde la recepción de la mercancía en destino (ante daños no aparentes).
El escrito, cumplimentado por el destinatario de la mercancías perdidas o dañadas, dirigido al transportista, indicándole los daños sufridos por las mercancías recibidas, responsabilizándole de dichos daños, reservándose todas las acciones legales de reclamación contra él y comunicándole el día, hora y lugar del peritaje de daños (por si el transportista desea asistir a dicho peritaje).
La carta de reserva, cumplimentada por el destinatario de las mercancías perdidas o dañadas, se hace llegar al transportista. Este último se queda con el original de la carta y devuelve copia sellada al presentador. Dicha copia sellada debe acompañar al grueso de documentos a entregar por el asegurado al asegurador para poder cobrar la indemnización.
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