Los principales documentos comerciales (commercial documents) son las facturas, documentos de transporte, documentos de título u otros documentos análogos que no sean un documento financiero. Los documentos comerciales le son necesarios al importador para tener la propiedad de las mercancías. Es decir, los documentos comerciales transmiten la propiedad de las mercancías del exportador al importador.
Los documentos comerciales más usuales son:
• Documentos de información:
· Factura comercial
· Factura consular
· Certificado de origen
· Lista de contenido
· Certificado sanitario
· Certificado de calidad
• Documentos de transporte
· Conocimiento de embarque marítimo (Bill of Lading)
· Carta de porte por carretera (CMR)
· Carta de porte por ferrocarril (Railway bill)
· Carta de porte aéreo (Airway bill)
• Documentos de seguro:
· Póliza de seguro
· Certificado de seguro
Para cualquier operación de exportación se deberán conservar, al menos, los siguientes documentos:
• Factura proforma o documento análogo.
• Factura comercial.
• Ejemplar número 3 del DUA, diligenciado por la aduana de salida.
• Documento de transporte principal (internacional):
o CMR
o CIM
o AWB
o B/L
o FBL
• Documento de entrega de la mercancía o Admítase.
• Cualquier documento bancario relacionado con el cobro.
Las autoridades aduaneras tienen un plazo máximo de cuatro años para proceder a una revisión del despacho aduanero. Es por ello que el departamento de exportación deberá guardar la documentación referida a cada exportación durante ese plazo, como mínimo.
Cuando se requiere legalización y apostilla en los documentos de exportación, se hace referencia a la Apostilla de la Haya.
Nos remitimos a la propia información facilitada por el Ministerio de Justicia español sobre la legalización única o Apostilla de la Haya. A través de la denominada Apostilla de la Haya un país firmante del Convenio de la Haya reconoce la eficacia jurídica de un documento público emitido en otro país firmante de dicho Convenio.
El trámite de legalización única -denominada apostilla- consiste en colocar sobre el propio documento público una apostilla o anotación que certificará la autenticidad de los documentos públicos expedidos en otro país. Los países firmantes del XII Convenio de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado de 5 de octubre de 1961 reconocen por consiguiente la autenticidad de los documentos que se han expedido en otros países y llevan la apostilla.
La Apostilla de la Haya suprime el requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos que se originen en un país del Convenio y que se pretendan utilizar en otro. Los documentos emitidos en un país del Convenio que hayan sido certificados por una apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación.
La apostilla puede aplicarse en:
a) Documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario, oficial o agente judicial.
b) Documentos administrativos.
c) Certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.
Sin embargo, no se aplicará a:
a) A los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
b) A los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
Dependiendo de la naturaleza del documento público de que se trate, en España son tres las "Autoridades apostillantes", cuya competencia para cada caso en particular se establece acudiendo a las siguientes reglas:
• Para apostillar documentos emitidos por autoridades judiciales competentes: la autoridad apostillante competente será el Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia. Así, el secretario del Tribunal Superior de Justicia podrá apostillar documentos tales como autos, sentencias y demás providencias emanadas de cualquier autoridad judicial, de cualquier instancia (Juzgados, Audiencias Provinciales, Tribunales Superiores de Justicia) y de todas las ramas de la jurisdicción (civil, penal, social, contencioso administrativa).
• Para apostillar documentos de la Administración Central: la autoridad apostillante competente es el Jefe de la Sección Central de la Subsecretaría del Ministerio de Justicia. El Ministerio de Justicia está ubicado en la siguiente dirección: C/ San Bernardo, 45, entrada por la C/Manzana, 2.28015. Madrid.
La solicitud puede hacerse de forma presencial o por correo, remitiendo la solicitud por correo certificado a las siguientes señas: Registro General del Ministerio de Justicia, San Bernardo 45, 28015 Madrid
La Administración Central del Estado está integrada por los órganos que extienden su competencia a todo el ámbito territorial del Estado. Se trata de los Ministerios o sus Organismos Dependientes, y únicamente los documentos expedidos por ellos deben ser apostillados por el Ministerio de Justicia en Madrid.
Para apostillar documentos públicos de las restantes Administraciones: Periférica (Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno en cada Comunidad Autónoma y/o Provincia), Autonómica, Provincial, Municipal y Órganos Autónomos de la Administración Central: Será autoridad apostillante competente, a elección del interesado, cualquiera de las mencionadas en los apartados 1 y 2 , es decir, o el Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el Decano del
Más de 100 naciones han suscrito el convenio, entre ellas Estados Unidos, Canadá, Australia, España, Italia, Francia, Alemania, Portugal, Perú, Colombia, Argentina, Brasil, Ecuador, México y Venezuela.
Esta certificación permite lograr una mayor agilización de los trámites exigidos para documentos públicos que deben ser validados por vía diplomática o consular.
De esta manera, el país receptor de cualquier documento que lleve la Apostilla de La Haya, debe eximir del procedimiento de legalización ante sus autoridades diplomáticas o consulares a los referidos documentos.
Enlaces
http://www.plancameral.org/web/portal-internacional/preguntas-comercio-exterior/-/preguntas-comercio-exterior/a5729e9b-2e72-45d4-afb9-e1e745023de5
